De ce să arhivăm email-urile – Un ghid pentru administratorii IT și administratorii de sistem

De ce să arhivăm email-urile – Un ghid pentru administratorii IT și administratorii de sistem

Nu numai că email-ul este un mijloc important de comunicare digitală, dar este și o resursă de informații cuprinzătoare și valoroasă pentru companii. Cu toate acestea, gestionarea acestei resurse poate fi o provocare. De regulă, datele trimise prin e-mail nu sunt de obicei stocate într-o locație separată, ci se află în cutiile poștale ale lucrătorilor, dând naștere unor silozuri de date fragmentate, care conțin ani de cunoștințe și se extind zilnic. Păstrarea acestor cunoștințe în timp, astfel încât să poată fi utilizate în mod eficient de către colegi, poate juca un rol crucial în succesul unei companii.

Acest ghid se adresează profesioniștilor IT care doresc să obțină o imagine de ansamblu generală despre arhivarea e-mailurilor. În acest articol, veți învăța:

  • de ce arhivarea e-mailurilor ar trebui să facă parte dintr-o strategie IT cuprinzătoare, modul în care software-ul potrivit poate reduce povara departamentului IT
  • diferența dintre arhivare și copierea de rezervă a datelor și ce beneficii poate oferi
  • arhivarea e-mailurilor pentru afacerea dvs., dincolo de IT.

Care este provocarea pentru gestionarea email-urilor?

Cele mai multe companii au servere de e-mail excelente sau soluții de grup pentru comunicarea prin e-mail. Dar aceste sisteme nu au fost niciodată concepute pentru a stoca și furniza cantități mari de date pe perioade lungi de timp și acest lucru poate da naștere la probleme tehnice, juridice și financiare:
 
  • În funcție de țară și industrie, procesarea e-mailurilor și stocarea acestor date în timp, astfel încât acestea să fie disponibile în permanență, pot face obiectul unor cerințe legale și de reglementare diferite. Adesea, industriile care trimit și primesc volume mari de date sensibile, personale prin e-mail sunt supuse unor reglementări mai stricte. Acestea includ sectorul sănătății și industria financiară, precum și autoritățile publice și instituțiile de învățământ.
  • În cazul unui litigiu legal (de exemplu, în cazul în care e-mailurile sunt folosite ca dovezi) sau în cazul în care persoanele vizate își afirmă drepturile conform Regulamentului general privind protecția datelor din UE (dreptul de ștergere / dreptul de acces la date, dreptul de a restricționa prelucrarea etc.) , conducerea unei companii sau echipa legală / de conformitate trebuie să fie în măsură să caute și să recupereze în mod eficient date din întregul său stoc de e-mail.
  • Pentru a utiliza această resursă de comunicare într-o utilizare eficientă și productivă, utilizatorii trebuie să poată accesa toate e-mailurile cu ușurință și rapiditate în orice moment. De obicei, doar o soluție profesională de arhivare a e-mailurilor poate răspunde acestei nevoi. Aspectul de autoservire (utilizatorii pot rula singuri căutări de arhivă pentru a prelua e-mailuri individuale) reduce semnificativ volumul de lucru pe un departament IT (în special biroul de service), dar nu este disponibil în fiecare soluție de arhivare.

Datorită creșterii traficului de e-mail și a reglementărilor mai stricte observate pe multe piețe în ultimii ani (de exemplu, GDPR în UE și CCPA din California), am sfătui toți factorii de decizie IT să abordeze problema arhivării e-mailurilor în mod proactiv. Opțiunea de arhivare profesională a e-mailurilor relevante ca piatră de temelie a unui concept cuprinzător de gestionare a e-mailului ar trebui să facă parte din fiecare strategie IT. Fără o soluție de arhivare pusă în aplicare, politicile de guvernare a e-mailurilor emise de conducerea unei companii vor fi dificile, dacă nu chiar imposibile, pentru departamentul IT de implementat pe sistemele sale. Astfel de directive ar putea include politici de păstrare a e-mailurilor specifice, arhivarea centralizată a e-mailurilor distribuite (de exemplu, fișiere PST locale, e-mailuri care există exclusiv pentru clienții de e-mail) și posibilitatea de a restabili e-mailurile istorice.

Cum funcționează arhivarea email-urilor?

O arhivă de e-mail suplimentează un sistem de e-mail existent (care, desigur, poate continua să fie folosit ca înainte). Administratorul configurează ce e-mailuri urmează să fie transferate în arhivă și când și dacă e-mailurile, odată arhivate, trebuie șterse din cutiile poștale de pe serverul de e-mail. În mod ideal, arhiva va putea gestiona în mod eficient volume foarte mari de date.

Produsul nostru, MailStore Server, oferă, de asemenea, utilizatorilor acces direct la arhivă. Utilizatorii pot naviga prin e-mailurile lor, inclusiv atașamente de fișiere, și pot restaura aceste date din arhivă fără asistența personalului IT, ajutată de o funcție rapidă și puternică de căutare full-text. Astfel, tuturor utilizatorilor din companie li se oferă un mijloc rapid și convenabil de a accesa e-mailurile arhivate.

Ce înseamnă asta pentru departamentul IT al unui IMM?

Factorii de decizie IT sunt supuși unei presiuni din ce în ce mai mari din cauza valului în creștere al datelor. Timpul și resursele necesare pentru a garanta că astfel de date rămân sigure, recuperabile și disponibile permanent sunt în continuă creștere.
 
Arhivarea e-mailurilor poate ajuta la reducerea semnificativă a acestei presiuni:
 
  • Opțiunea de ștergere a e-mailurilor de pe server în momentul în care sunt arhivate ajută la reducerea cerințelor de stocare, fără a menționa volumul de lucru pe serverul de e-mail și costurile de funcționare asociate.
  • Riscul de a pierde iremediabil e-mailurile este minimizat. Chiar și copiile de rezervă obișnuite ale serverului de e-mail (de exemplu, folosirea copiilor de rezervă incrementale) nu pot elimina acest risc în întregime. Important: arhivele ar trebui întotdeauna să fie copiate de rezervă!
  • Cotele de cutie poștală devin învechite, deoarece e-mailurile pot fi șterse de pe server în momentul în care sunt arhivate, ceea ce înseamnă că volumul de date de pe serverul de e-mail poate fi păstrat la un nivel constant scăzut.
  • Arhivarea reduce complexitatea procesului de backup și restaurare. Păstrarea volumelor de date pe serverul de e-mail înseamnă că procesul de backup este mai rapid și necesită mai puțin spațiu de stocare – și, în cazul în care aveți nevoie de o recuperare în caz de dezastru, veți putea să vă restaurați serverul de e-mail din volumele de backup mult mai repede.
  • Administratorii pot consolida e-mailurile stocate decent și arhiva simplu. Acest lucru ajută la evitarea problemelor cauzate de distribuirea fișierelor PST și a e-mailurilor în sistemele de utilizator locale.
  • Și dacă vă gestionați e-mailurile prin intermediul unui furnizor de cloud public sau al unui furnizor de servicii IT, implementarea unei soluții separate de arhivare a e-mailurilor vă va oferi independență. Dacă serviciul de e-mail nu reușește (sau dacă trebuie să migrați după schimbarea furnizorilor), va fi mult mai puțin o provocare pentru echipa IT să pună sistemul în funcțiune din nou.

Dacă instrumentul de arhivare oferă o funcție de căutare și recuperare în autoservire, departamentul IT nu va mai trebui să investească timp și efort în restaurarea e-mailurilor din copiile de rezervă vechi. Utilizatorul mediu își poate accesa arhiva după bunul plac fără asistență.

Avem deja o soluție de backup - De ce avem nevoie și de arhivare?

E-mailurile companiei nu ar trebui niciodată șterse. Arhivarea e-mailurilor este importantă pentru a vă asigura că informațiile conținute în acestea rămân disponibile în orice moment. Cu toate acestea, arhiva în sine ar trebui să facă parte din planul dvs. de rezervă și să fie protejată împotriva defecțiunilor sistemului!

„Facem deja backup pentru datele de pe serverele noastre de e-mail. Nu este nevoie să arhivați datele separat.”

Managerii IT care se abonează la această premisă își asumă un risc considerabil, deoarece copiile de rezervă nu înlocuiesc o arhivă profesională de e-mail.

Deși copiile de rezervă și arhivarea sunt ambele elemente cheie ale oricărei afaceri conștiente de siguranță, acestea urmăresc obiective diferite (a se vedea tabelul de mai jos):

  • Scopul principal al unei copii de rezervă este de a sprijini procesul de recuperare în caz de dezastru (DR) în cadrul unui concept de continuitate a afacerii (BC). Backupurile protejează datele importante (în mod ideal, inclusiv arhiva de e-mail în sine), de obicei pe perioade scurte sau medii de timp, astfel încât aceste informații să poată fi restaurate după cum este necesar. Acest lucru garantează că sistemele și datele critice pentru afaceri rămân disponibile chiar și în caz de urgență (de exemplu, eșecul sistemului sau un atac ransomware).
  • Cu toate acestea, scopul arhivării este de a stoca e-mailuri timp de mulți ani într-o formă fidelă originalului, ușor de găsit și disponibilă permanent. Aceasta constituie baza unei strategii profesionale de gestionare a informațiilor care ia în considerare toate cerințele legale și de reglementare. Prin urmare, pe lângă backup-uri, arhivarea e-mailurilor este unul dintre cele mai importante instrumente care stau la baza politicii de continuitate a activității (BC) a unei companii.

Evaluările din acest tabel se bazează pe conceptele fundamentale ale copiilor de rezervă și arhivării e-mailurilor. Funcțiile unei soluții de arhivare a e-mailurilor discutate aici se bazează pe gama de funcții furnizate de MailStore Server. Funcțiile soluțiilor de backup și arhivare a e-mailurilor pot varia, în funcție de furnizor.

Arhivarea email-urilor ajută la îndeplinirea cerințelor GDPR?

Regulamentul general al Uniunii Europene privind protecția datelor (GDPR) armonizează legile privind confidențialitatea datelor din Europa, punând accent pe protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, în diferite domenii, companiile trebuie să se asigure că datele cu caracter personal sunt tratate într-un mod care respectă termenii GDPR. Încălcările pot atrage amenzi de până la 20 de milioane EUR sau 4% din cifra de afaceri globală totală a unei companii din exercițiul financiar precedent, oricare dintre acestea este mai mare.

Respectarea regulilor de confidențialitate a datelor stabilite în GDPR este o provocare la nivelul întregii companii, care implică numeroase procese și proceduri. Instrumentele de arhivare a e-mailurilor pot ajuta companiile să îndeplinească mai multe cerințe esențiale ale reglementării UE. Chiar și companiile din afara UE ar fi bine sfătuiți să se familiarizeze cu GDPR dacă intenționează să prelucreze datele personale ale cetățenilor UE în timpul activităților de zi cu zi.

Propriul nostru software, MailStore Server, vă poate ajuta să respectați următoarele articole GDPR, de exemplu:

  • Dreptul de acces (art. 15 GDPR): funcția de căutare puternică din soluția noastră de arhivare permite e-mailuri și fișiere atașate cu privire la de ex. un anumit client sau angajat să fie localizat și exportat rapid. Companiile sunt în măsură să furnizeze terților informații, ori de câte ori este necesar.
  • Dreptul la ștergere (art. 17 GDPR): documentele care conțin date cu caracter personal pot fi, de asemenea, necesare pentru a fi stocate într-o manieră de audit, adică protejate împotriva ștergerii și manipulării în perioadele de păstrare legale sau de reglementare. Serverul MailStore are funcții care acceptă gestionarea ștergerii / păstrării și vă permit să respectați cerințele GDPR.
  • Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20 GDPR): Persoanele fizice au dreptul să solicite divulgarea oricăror date cu caracter personal care le privesc și să fie furnizate într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de mașină și să aibă aceste date transferate către altul „ controlor”. MailStore Server respectă dreptul la portabilitatea datelor oferind o funcție de export care acceptă toate formatele de e-mail obișnuite (EML, MSG, PST).
  • Dreptul de a obiecta (art. 21 GDPR): GDPR prevede că, dacă o companie dorește să prelucreze date cu caracter personal, trebuie să demonstreze că a obținut consimțământul persoanei vizate pentru a face acest lucru. Persoana vizată trebuie, de asemenea, să poată retrage consimțământul respectiv. Deoarece MailStore Server este un instrument de arhivare a e-mailurilor, consimțământul și retragerea acestora exprimate prin e-mail sunt capturate într-un sistem în amonte (de exemplu, un magazin online, un sistem de marketing prin e-mail etc.). E-mailurile de tranzacții rezultate – de exemplu, opțiunile de marketing pentru e-mail sau sistemele de gestionare a clienților potențiali – sunt copiate în arhiva de e-mail.

Ordinea și transparența în manipularea datelor cu caracter personal sunt cerințe cheie atunci când vine vorba de respectarea GDPR – de la colectarea și stocarea / accesarea datelor, până la momentul ștergerii datelor. Implementarea unui software puternic de arhivare a e-mailurilor este, prin urmare, un pas important pe calea conformității GDPR.

Care sunt avantajele arhivării email-urilor pentru companiile dincolo de IT?

După cum s-a menționat deja, arhivarea e-mailurilor este un element cheie al strategiei IT și al politicii de gestionare a informațiilor. Cu toate acestea, poate fi dificil să convingi departamentele și factorii de decizie din afara IT de avantajele implementării unui nou software – chiar dacă, așa cum se arată mai jos, arhivarea e-mailurilor poate oferi beneficii în toate domeniile unei companii.

Protejați-vă împotriva pierderii de date

Este întotdeauna posibil ca angajații să șteargă e-mailuri importante – fie din întâmplare, din ignoranță sau chiar cu intenție rău intenționată. Scenariile în care un utilizator șterge întregul conținut al unei cutii poștale la ieșirea din companie sunt deosebit de grave. În întreaga lume, datele critice se pierd în acest fel în fiecare zi.

Cu ajutorul unei soluții de arhivare a e-mailurilor, totuși, tot traficul de e-mail de intrare și de ieșire existent și viitor poate fi complet arhivat, permițând arhivarea e-mailurilor înainte de a ajunge chiar la utilizator și evitarea pierderii de date.

E-mailurile și conformitatea

Arhivarea e-mailurilor poate sprijini respectarea cerințelor statutare și de reglementare, responsabilitatea cărora revine de obicei conducerii companiei. O încălcare a obligațiilor de arhivare poate duce la sancțiuni fiscale și, în unele cazuri, chiar la litigii în temeiul dreptului civil.

Prin urmare, pentru majoritatea companiilor este logic să arhivați toate e-mailurile relevante și fișierele atașate complet și într-o formă care să nu poată fi manipulată, disponibilă și recuperabilă permanent. Arhivarea e-mailurilor poate face față acestei sarcini în mod eficient, facilitând în același timp utilizarea e-mailurilor ca probe într-o instanță de judecată. Regulamentul UE eIDAS a consolidat valoarea probantă a documentelor electronice în regiunea judiciară europeană. În SUA, nu este neobișnuit ca e-mailurile să fie utilizate ca probe în instanță. Aici, ele constituie adesea baza unor proceduri complexe de eDiscovery în care sunt traulate gropi de e-mailuri corporative pentru a localiza și păstra un anumit element de informații. Prin urmare, o companie ar trebui să fie în măsură să efectueze o căutare prin întregul stoc de e-mail în cazul unui scenariu de descoperire și să exporte datele într-un format standard, acolo unde este necesar.

O anecdotă spusă de managerul IT al unuia dintre clienții noștri este o dovadă a valorii arhivării e-mailurilor în acest context: „Fostul meu angajator a fost implicat într-un litigiu legal și nu avea o soluție de arhivare a e-mailurilor. O mare parte din dovezi s-au concentrat pe e-mailurile scrise de o duzină de angajați cam așa. Am petrecut aproape șase luni din viață colectând, indexând și verificând fișiere PST. A fost o experiență neplăcută și am jurat că nu se va mai întâmpla niciodată. ”

Reduceți costul și efortul IT

Arhivarea e-mailurilor permite unei companii să reducă costurile de gestionare a e-mailurilor suportate de departamentul IT al companiei. Cerințele de stocare pot fi adesea reduse semnificativ prin schimbarea e-mailurilor de pe serverele de e-mail. În același timp, departamentului IT este scutit de laborioasa sarcină de a restaura anumite e-mailuri din backup-uri sau servere de e-mail ca răspuns la o cerere a utilizatorului. Experții IT pot investi capacitatea eliberată în proiecte mai importante.

Obțineți independență față de furnizorii de software și furnizorii de servicii

Un aspect critic atunci când faceți o copie de rezervă a serverelor de e-mail este întârzierea până la restaurarea datelor în urma unui eveniment de pierdere. În cel mai rău caz, compania nu va putea accesa informațiile critice pentru afaceri conținute în e-mailuri timp de câteva ore sau chiar zile. O arhivă poate rezolva această problemă în întregime pentru e-mailurile critice pentru afaceri. Dacă serverul dvs. de e-mail eșuează sau datele sunt pierdute, toate e-mailurile arhivate vor rămâne în mod ideal disponibile pentru operațiuni de căutare și recuperare. Activitatea de afaceri continuă fără întrerupere. În loc să stocheze e-mailuri la fața locului (adică sub controlul direct al departamentului dvs. IT), multe companii aleg să utilizeze serverele externe ale unui furnizor de cloud public (de exemplu, Microsoft 365 sau Google Workspace) sau un furnizor de servicii gestionate. Acest lucru necesită un grad de încredere în mecanismele tehnice de rezervă existente – și în disponibilitatea permanentă a acestor servicii. Factorii de decizie IT ar trebui, de asemenea, să fie conștienți de faptul că, de regulă, furnizorii principali de cloud public, în special, garantează doar disponibilitatea propriilor infrastructuri – adică responsabilitatea pentru protejarea și conservarea datelor clienților revine clientului. Acest lucru se aplică și copiilor de rezervă și arhivării. Arhivarea acestor date în afara sistemelor furnizorului este o măsură simplă și suplimentară de siguranță. Mai mult, utilizatorii MailStore Server rămân, de asemenea, independenți de noi, furnizorul soluției de arhivare! Astfel, e-mailurile pot fi exportate din arhivă oricând într-un format standardizat.

Contact

    Etiam magna arcu, ullamcorper ut pulvinar et, ornare sit amet ligula. Aliquam vitae bibendum lorem. Cras id dui lectus. Pellentesque nec felis tristique urna lacinia sollicitudin ac ac ex. Maecenas mattis faucibus condimentum. Curabitur imperdiet felis at est posuere bibendum. Sed quis nulla tellus.

    ADDRESS

    63739 street lorem ipsum City, Country

    PHONE

    +12 (0) 345 678 9

    EMAIL

    info@company.com

    Cart