Nu numai că email-ul este un mijloc important de comunicare digitală, dar este și o resursă de informații cuprinzătoare și valoroasă pentru companii. Cu toate acestea, gestionarea acestei resurse poate fi o provocare. De regulă, datele trimise prin e-mail nu sunt de obicei stocate într-o locație separată, ci se află în cutiile poștale ale lucrătorilor, dând naștere unor silozuri de date fragmentate, care conțin ani de cunoștințe și se extind zilnic. Păstrarea acestor cunoștințe în timp, astfel încât să poată fi utilizate în mod eficient de către colegi, poate juca un rol crucial în succesul unei companii.
Acest ghid se adresează profesioniștilor IT care doresc să obțină o imagine de ansamblu generală despre arhivarea e-mailurilor. În acest articol, veți învăța:
Datorită creșterii traficului de e-mail și a reglementărilor mai stricte observate pe multe piețe în ultimii ani (de exemplu, GDPR în UE și CCPA din California), am sfătui toți factorii de decizie IT să abordeze problema arhivării e-mailurilor în mod proactiv. Opțiunea de arhivare profesională a e-mailurilor relevante ca piatră de temelie a unui concept cuprinzător de gestionare a e-mailului ar trebui să facă parte din fiecare strategie IT. Fără o soluție de arhivare pusă în aplicare, politicile de guvernare a e-mailurilor emise de conducerea unei companii vor fi dificile, dacă nu chiar imposibile, pentru departamentul IT de implementat pe sistemele sale. Astfel de directive ar putea include politici de păstrare a e-mailurilor specifice, arhivarea centralizată a e-mailurilor distribuite (de exemplu, fișiere PST locale, e-mailuri care există exclusiv pentru clienții de e-mail) și posibilitatea de a restabili e-mailurile istorice.
O arhivă de e-mail suplimentează un sistem de e-mail existent (care, desigur, poate continua să fie folosit ca înainte). Administratorul configurează ce e-mailuri urmează să fie transferate în arhivă și când și dacă e-mailurile, odată arhivate, trebuie șterse din cutiile poștale de pe serverul de e-mail. În mod ideal, arhiva va putea gestiona în mod eficient volume foarte mari de date.
Produsul nostru, MailStore Server, oferă, de asemenea, utilizatorilor acces direct la arhivă. Utilizatorii pot naviga prin e-mailurile lor, inclusiv atașamente de fișiere, și pot restaura aceste date din arhivă fără asistența personalului IT, ajutată de o funcție rapidă și puternică de căutare full-text. Astfel, tuturor utilizatorilor din companie li se oferă un mijloc rapid și convenabil de a accesa e-mailurile arhivate.
Dacă instrumentul de arhivare oferă o funcție de căutare și recuperare în autoservire, departamentul IT nu va mai trebui să investească timp și efort în restaurarea e-mailurilor din copiile de rezervă vechi. Utilizatorul mediu își poate accesa arhiva după bunul plac fără asistență.
E-mailurile companiei nu ar trebui niciodată șterse. Arhivarea e-mailurilor este importantă pentru a vă asigura că informațiile conținute în acestea rămân disponibile în orice moment. Cu toate acestea, arhiva în sine ar trebui să facă parte din planul dvs. de rezervă și să fie protejată împotriva defecțiunilor sistemului!
„Facem deja backup pentru datele de pe serverele noastre de e-mail. Nu este nevoie să arhivați datele separat.”
Managerii IT care se abonează la această premisă își asumă un risc considerabil, deoarece copiile de rezervă nu înlocuiesc o arhivă profesională de e-mail.
Deși copiile de rezervă și arhivarea sunt ambele elemente cheie ale oricărei afaceri conștiente de siguranță, acestea urmăresc obiective diferite (a se vedea tabelul de mai jos):
Evaluările din acest tabel se bazează pe conceptele fundamentale ale copiilor de rezervă și arhivării e-mailurilor. Funcțiile unei soluții de arhivare a e-mailurilor discutate aici se bazează pe gama de funcții furnizate de MailStore Server. Funcțiile soluțiilor de backup și arhivare a e-mailurilor pot varia, în funcție de furnizor.
Regulamentul general al Uniunii Europene privind protecția datelor (GDPR) armonizează legile privind confidențialitatea datelor din Europa, punând accent pe protecția datelor cu caracter personal. Prin urmare, în diferite domenii, companiile trebuie să se asigure că datele cu caracter personal sunt tratate într-un mod care respectă termenii GDPR. Încălcările pot atrage amenzi de până la 20 de milioane EUR sau 4% din cifra de afaceri globală totală a unei companii din exercițiul financiar precedent, oricare dintre acestea este mai mare.
Respectarea regulilor de confidențialitate a datelor stabilite în GDPR este o provocare la nivelul întregii companii, care implică numeroase procese și proceduri. Instrumentele de arhivare a e-mailurilor pot ajuta companiile să îndeplinească mai multe cerințe esențiale ale reglementării UE. Chiar și companiile din afara UE ar fi bine sfătuiți să se familiarizeze cu GDPR dacă intenționează să prelucreze datele personale ale cetățenilor UE în timpul activităților de zi cu zi.
Propriul nostru software, MailStore Server, vă poate ajuta să respectați următoarele articole GDPR, de exemplu:
Ordinea și transparența în manipularea datelor cu caracter personal sunt cerințe cheie atunci când vine vorba de respectarea GDPR – de la colectarea și stocarea / accesarea datelor, până la momentul ștergerii datelor. Implementarea unui software puternic de arhivare a e-mailurilor este, prin urmare, un pas important pe calea conformității GDPR.
După cum s-a menționat deja, arhivarea e-mailurilor este un element cheie al strategiei IT și al politicii de gestionare a informațiilor. Cu toate acestea, poate fi dificil să convingi departamentele și factorii de decizie din afara IT de avantajele implementării unui nou software – chiar dacă, așa cum se arată mai jos, arhivarea e-mailurilor poate oferi beneficii în toate domeniile unei companii.
Este întotdeauna posibil ca angajații să șteargă e-mailuri importante – fie din întâmplare, din ignoranță sau chiar cu intenție rău intenționată. Scenariile în care un utilizator șterge întregul conținut al unei cutii poștale la ieșirea din companie sunt deosebit de grave. În întreaga lume, datele critice se pierd în acest fel în fiecare zi.
Cu ajutorul unei soluții de arhivare a e-mailurilor, totuși, tot traficul de e-mail de intrare și de ieșire existent și viitor poate fi complet arhivat, permițând arhivarea e-mailurilor înainte de a ajunge chiar la utilizator și evitarea pierderii de date.
Arhivarea e-mailurilor poate sprijini respectarea cerințelor statutare și de reglementare, responsabilitatea cărora revine de obicei conducerii companiei. O încălcare a obligațiilor de arhivare poate duce la sancțiuni fiscale și, în unele cazuri, chiar la litigii în temeiul dreptului civil.
Prin urmare, pentru majoritatea companiilor este logic să arhivați toate e-mailurile relevante și fișierele atașate complet și într-o formă care să nu poată fi manipulată, disponibilă și recuperabilă permanent. Arhivarea e-mailurilor poate face față acestei sarcini în mod eficient, facilitând în același timp utilizarea e-mailurilor ca probe într-o instanță de judecată. Regulamentul UE eIDAS a consolidat valoarea probantă a documentelor electronice în regiunea judiciară europeană. În SUA, nu este neobișnuit ca e-mailurile să fie utilizate ca probe în instanță. Aici, ele constituie adesea baza unor proceduri complexe de eDiscovery în care sunt traulate gropi de e-mailuri corporative pentru a localiza și păstra un anumit element de informații. Prin urmare, o companie ar trebui să fie în măsură să efectueze o căutare prin întregul stoc de e-mail în cazul unui scenariu de descoperire și să exporte datele într-un format standard, acolo unde este necesar.
O anecdotă spusă de managerul IT al unuia dintre clienții noștri este o dovadă a valorii arhivării e-mailurilor în acest context: „Fostul meu angajator a fost implicat într-un litigiu legal și nu avea o soluție de arhivare a e-mailurilor. O mare parte din dovezi s-au concentrat pe e-mailurile scrise de o duzină de angajați cam așa. Am petrecut aproape șase luni din viață colectând, indexând și verificând fișiere PST. A fost o experiență neplăcută și am jurat că nu se va mai întâmpla niciodată. ”
Arhivarea e-mailurilor permite unei companii să reducă costurile de gestionare a e-mailurilor suportate de departamentul IT al companiei. Cerințele de stocare pot fi adesea reduse semnificativ prin schimbarea e-mailurilor de pe serverele de e-mail. În același timp, departamentului IT este scutit de laborioasa sarcină de a restaura anumite e-mailuri din backup-uri sau servere de e-mail ca răspuns la o cerere a utilizatorului. Experții IT pot investi capacitatea eliberată în proiecte mai importante.
Etiam magna arcu, ullamcorper ut pulvinar et, ornare sit amet ligula. Aliquam vitae bibendum lorem. Cras id dui lectus. Pellentesque nec felis tristique urna lacinia sollicitudin ac ac ex. Maecenas mattis faucibus condimentum. Curabitur imperdiet felis at est posuere bibendum. Sed quis nulla tellus.
63739 street lorem ipsum City, Country
+12 (0) 345 678 9
info@company.com