În ciuda disponibilității unei multitudini de canale noi, cum ar fi serviciile de mesagerie și intranet-urile sociale, e-mailul este încă nr. 1 ca mijloc de comunicare în contextul afacerilor. E-mail-urile relevante pentru afaceri conțin adesea informații sensibile, iar problema conformității este ridicată rapid. Dar ce înseamnă exact conformitatea în contextul comunicării prin e-mail de afaceri?
Conformitatea înseamnă în esență respectarea regulilor, fie ele legi, prevederi administrative, decrete – chiar și politici interne implementate de o companie.
Consecințele nerespectării variază de la sancțiuni interne ale companiei, cum ar fi avertismente verbale, avertismente scrise și concediere, până la proceduri de răspundere civilă față de terți (de exemplu, cereri de despăgubire) și urmăriri penale conduse de stat (de exemplu, amenzi sau închisoare). Pierderea reputației poate avea și consecințe grave.
Cum sprijină MailStore Server, conformitatea cu GDPR sau o politică corespunzătoare de conformitate a datelor?
Este o obligație a întregii companii să respecte prevederile organizatorice, tehnice și administrative ale GDPR. În acest sens, MailStore Server vă poate ajuta enorm la implementarea conformității datelor pentru comunicațiile prin e-mail. Anumite cerințe din cadrul GDPR există deja în diferite legi naționale sau internaționale. GDPR nu se aplică numai companiilor din UE, ci și oricărei companii care gestionează datele rezidenților UE.
MailStore Server vă permite să vă asigurați că arhivele de e-mail ale companiei sunt complete. Are funcții care vă sprijină în obținerea conformități datelor dvs. și, la rândul lor, cu respectarea GDPR.
MailStore oferă suport în punerea în aplicare a drepturilor persoanelor vizate:
Dreptul de acces (articolul 15 GDPR)
E-mail-urile arhivate conțin date personale. Cu MailStore Server, conținutul unui e-mail poate fi căutat complet, extras într-un format utilizat în mod obișnuit și apoi pus la dispoziție. Acest lucru permite companiilor și organizațiilor să își îndeplinească obligația de a furniza informații.
Dreptul la opoziție (articolul 21 GDPR)
Atunci când o companie prelucrează date cu caracter personal, aceasta trebuie să demonstreze că a obținut consimțământul persoanei vizate pentru a face acest lucru. Persoana vizată trebuie, de asemenea, să poată retrage acest consimțământ. Deoarece MailStore Server este un software de arhivare a e-mail-urilor, consimțământul și retragerea acestui consimțământ, așa cum sunt emise în e-mail-uri, sunt capturate într-un sistem din amonte. E-mail-urile de tranzacție rezultate – de exemplu opt-in-urile de marketing prin e-mail sau sistemele de management al clienților potențiali – sunt reproduse în arhiva de e-mail.
Dreptul la ștergere (articolul 17 GDPR)
Din mai multe motive, persoanele au dreptul de a cere ca datele lor personale să fie șterse („dreptul de a fi uitate”). Când datele sunt șterse, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:
Cu ajutorul politicilor de reținere configurabile individual, software-ul vă permite să automatizați ștergerea e-mail-urilor din arhivă, adică includerea datelor personale stocate asupra persoanei vizate. În plus, cererile de ștergere pot fi înregistrate prin specificarea motivului ștergerii ca parte a unei proceduri de ștergere manuală care este înregistrată.
Dreptul la portabilitatea datelor (articolul 20 GDPR)
Persoanele vizate au dreptul de a primi datele personale stocate despre ei într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de mașină și de a transfera aceste date către un alt operator. Funcția de export a MailStore Server în formatele de e-mail utilizate în mod obișnuit, cum ar fi EML, MSG și PST, ia în considerare acest drept la portabilitatea datelor.
Caracteristici de conformitate oferite de MailStore
Conceptul tehnologic cuprinzător al MailStore Server ajută companiile să îndeplinească un număr tot mai mare de cerințe de conformitate și poate ajuta, de asemenea, cu scenarii de eDiscovery.
1. Completitudine prin jurnalizare
MailStore Server vă permite să arhivați complet toate e-mail-urile dintr-o companie. De exemplu, e-mail-ul poate fi arhivat înainte de a fi redirecționat către cutiile poștale ale angajaților.
2. Arhivare autentică
Un e-mail arhivat este identic cu e-mail-ul original din toate punctele de vedere și, dacă este necesar, poate fi restaurat din arhivă fără a pierde nicio informație.
3. Depozitare inviolabilă
MailStore generează valori hash SHA din conținutul de e-mail și utilizează criptarea internă AES-256. Acest lucru ajută la protejarea datelor arhivate împotriva modificărilor.
4. Exporturi inviolabile
MailStore Server nu restricționează companiile la un format de fișier proprietar. Toate e-mail-urile arhivate pot fi exportate într-un singur pas în orice moment.
O semnătură criptografică poate fi adăugată la e-mail-urile exportate. Acest lucru ajută la protejarea e-mail-urilor exportate împotriva modificărilor, chiar și în afara arhivei.
5. Politici de păstrare
Administratorii pot defini politici sofisticate de păstrare, permițându-le să mențină controlul complet asupra perioadelor pentru care sunt arhivate diferite tipuri de e-mail. Ei pot defini dacă e-mail-urile sunt șterse automat din arhivă și când, respectând astfel diferitele perioade de păstrare care sunt eventual impuse de cerințele de reglementare. Aceste politici pot ajuta clienții să-și îndeplinească obligațiile conform Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) al UE.
Mai multe informații despre Politicile de păstrare
6. Reținere legală
Dacă funcția Legal Hold a fost activată, niciun e-mail nu poate fi șters din arhivă, indiferent de toate celelalte configurații posibile ale privilegiilor utilizatorului și perioadelor de păstrare.
7. Logare
MailStore Server folosește o funcție de audit integrată pentru a înregistra constant modificările și evenimentele, care pot fi definite de administrator.
8. Acces auditor
Un tip special de utilizator de auditor permite auditorilor externi să acceseze arhiva. Toate acțiunile efectuate de acest tip de utilizator sunt întotdeauna înregistrate.
9. Ajutor cu scenariile eDiscovery
Căutarea în arhivă poate fi efectuată și la nivel de companie pentru a ajuta la eDiscovery. Acest lucru face posibilă căutarea în întregul portofoliu de e-mail al unei companii într-un singur pas.
Etiam magna arcu, ullamcorper ut pulvinar et, ornare sit amet ligula. Aliquam vitae bibendum lorem. Cras id dui lectus. Pellentesque nec felis tristique urna lacinia sollicitudin ac ac ex. Maecenas mattis faucibus condimentum. Curabitur imperdiet felis at est posuere bibendum. Sed quis nulla tellus.
63739 street lorem ipsum City, Country
+12 (0) 345 678 9
info@company.com