În ultimii ani, creșterea rețelelor digitale în economiile globalizate, împreună cu digitalizarea proceselor de afaceri interne, au condus la o creștere bruscă a informațiilor esențiale pentru afaceri deținute în formă electronică. Aceste date pot fi stocate intern pe sistemele proprii ale companiei (on-premises), precum și în servicii cloud (nori private sau publice). De asemenea, abordările hibride în care datele sunt stocate și procesate atât în interior, cât și prin intermediul serviciilor cloud devin din ce în ce mai frecvente. Păstrarea acestor date la dispoziție permanentă este esențială pentru succesul în afaceri al oricărei companii și o sarcină de bază a oricărei strategii IT. În cele mai multe cazuri, eșecul infrastructurii IT și indisponibilitatea datelor importante vor perturba afacerile și ar putea chiar periclita succesul unei companii. Dacă datele pierdute nu pot fi recuperate, chiar existența unei companii poate fi în joc, în funcție de amploarea pierderii.
Există și riscul unor sancțiuni economice dacă sunt încălcate reglementările legale privind stocarea datelor relevante pentru afaceri. Acest lucru se datorează faptului că – în funcție de țară și de sectorul industrial – procesarea e-mail-urilor și stocarea datelor în timp, astfel încât acestea să fie disponibile permanent, pot face obiectul unor cerințe legale și de reglementare diferite. Acest lucru se aplică în special sectoarelor foarte reglementate, cum ar fi asistența medicală, industria financiară și instituțiile guvernamentale și instituțiile de învățământ. În anumite circumstanțe, încălcările pot duce chiar la litigii în temeiul dreptului civil.
Există multe motive pentru care sistemele software sau hardware pot eșua sau datele pot deveni indisponibile sau chiar pierdute cu totul. De la simple erori ale utilizatorului la manipulare deliberată (de exemplu, ștergerea intenționată a datelor de către angajați sau atacuri cibernetice din afara companiei), până la pericole naturale (de exemplu, inundații după ploi abundente) sau alte motive incalculabile (de exemplu, incendiu în clădirea companiei). De asemenea, operațiunile de afaceri pot fi perturbate dacă infrastructura furnizorului de cloud ale cărui servicii sunt utilizate este afectată.
Ce înseamnă continuitatea afacerii?
Companiile gestionează acest tip de risc ca parte a strategiei lor de continuitate a afacerii (BC). Aici, activitățile și procesele sunt definite pentru a preveni întreruperea sau eșecul capacității de afaceri a unei companii sau, în caz de urgență, pentru a relua afacerea cât mai repede posibil. Deoarece procesele de afaceri și sistemele IT se pot schimba în timp, acest pachet de măsuri trebuie revizuit în mod regulat pentru eficacitate. În acest fel, pot fi identificate orice ajustări necesare.
O parte importantă a managementului continuității afacerii este Disaster Recovery, care se ocupă cu securizarea și restaurarea infrastructurii tehnice necesare, adică a datelor critice pentru afaceri și a tuturor rețelelor și sistemelor IT. Backup-urile și arhivarea e-mailurilor oferă un sprijin valoros aici.
Backup-uri și arhivarea e-mailurilor ca parte a recuperării în caz de dezastru
Backup-urile stochează datele unei companii (de exemplu, datele programelor de comunicare utilizate sau ale software-ului ERP) la un anumit moment în timp. Dacă datele sunt pierdute, subseturile de date sau sistemele sau serverele întregi pot fi restaurate din backup. Cu toate acestea, backup-ul reflectă doar datele care existau la momentul creării copiei de rezervă. Modificările făcute după copierea de rezervă nu sunt înregistrate. Acest lucru înseamnă că backup-urile trebuie efectuate în mod regulat – ținând cont de costuri și beneficii – astfel încât datele de rezervă să rămână cât mai actualizate posibil.
Pe lângă backup-urile regulate, se recomandă utilizarea unei soluții profesionale de arhivare a e-mail-ului. Având în vedere că e-mail-urile sunt încă cel mai important mediu de comunicare și pot deține un număr mare de documente esențiale pentru afaceri, este important ca aceste date să fie salvate complet de-a lungul mai multor ani într-o formă care să fie inviolabilă, astfel încât toate e-mail-urile să poată fi în continuare accesat în caz de pierdere. Un efect secundar pozitiv: o soluție profesională de arhivare a e-mail-urilor poate ajuta o companie să respecte cerințele de confidențialitate a datelor și să ofere sprijin cu legislația fiscală și comercială specifică anumitor țări și sectoare industriale. Amintiți-vă că arhivele ar trebui să fie întotdeauna salvate!
În plus, o soluție de arhivare a e-mail-urilor poate ajuta la simplificarea proceselor de backup și de recuperare în ceea ce privește serverul de e-mail: menținerea unui volum scăzut de date stocate pe un server de e-mail înseamnă că este nevoie de mai puțin timp și capacitate de stocare pentru procesul de backup – așadar, după un eveniment catastrofal, veți putea să vă restaurați mai rapid serverul de e-mail.
Domenii specifice de aplicare
În practică, se pot materializa diferite scenarii care justifică implementarea unei soluții profesionale de arhivare a e-mail-urilor ca și componentă cheie a continuității afacerii și complement ideal pentru un sistem de backup existent.
Dacă, de exemplu, serverul de e-mail eșuează (indiferent dacă acesta este păstrat local sau este în cloud), acesta poate fi restaurat printr-o copie de rezervă. Cu toate acestea, toate e-mail-urile primite și trimise între ultima copie de rezervă care are loc și eșecul serverului lipsesc. O arhivă de e-mail configurată corespunzător poate rezolva această problemă și poate asigura că întregul inventar de e-mail este accesibil.
Un alt scenariu comun este indisponibilitatea sau pierderea e-mail-urilor critice pentru afaceri pe serverul de e-mail din cauza unui atac ransomware sau malware. Pierderea sau furtul de date nu numai că poate perturba operațiunile de afaceri, dar poate prezenta și un risc ridicat în ceea ce privește respectarea legilor statutare de păstrare care guvernează datele critice pentru afaceri. Soluția de arhivare a e-mail-urilor trebuie să poată stoca toate e-mail-urile relevante și fișierele atașate complet și într-o formă care să fie inviolabilă și disponibilă și recuperată permanent.
Alegerea strategiei potrivite de arhivare
Cu toate acestea, este esențial să fie aleasă strategia de arhivare corectă. Soluțiile profesionale de arhivare a e-mail-urilor permit companiilor să aleagă între diferite abordări strategice de arhivare, în funcție de nevoile lor. Dacă arhivarea e-mail-ului conform legii este principalul obiectiv, așa-numita arhivare a jurnalului ar putea fi cea mai bună opțiune. În mod alternativ, dacă descărcarea serverului de e-mail este obiectivul principal, arhivarea cutiei poștale în tandem cu reguli specifice de ștergere poate fi cel mai bun pariu. O combinație a celor două abordări este, de asemenea, fezabilă.
În toate cazurile, este important să existe o funcție puternică de căutare și export care, în funcție de configurație, poate fi pusă la dispoziție utilizatorilor pe bază de autoservire. Aceasta înseamnă că utilizatorii pot recâștiga rapid și ușor accesul la vechile e-mail-uri și le pot restaura independent dacă este necesar. Acest lucru elimină necesitatea solicitărilor laborioase de recuperare adresate personalului IT pentru a restaura e-mail-urile din copiile de rezervă. Acest lucru reduce volumul de lucru al departamentului IT. Rezultatele dorite în ceea ce privește procesele de e-discovery pot fi, de asemenea, obținute. De exemplu, în cazul litigiilor în care e-mail-urile sunt folosite ca dovezi, unui angajat sau auditor extern i se poate cere să caute prin toate stocurile de e-mail ale companiei și, dacă este necesar, să exporte aceste înregistrări într-un format standard.
Concluzie
Disponibilitatea permanentă a datelor și a sistemelor IT este o condiție prealabilă pentru succesul continuu în afaceri al multor companii și, prin urmare, o parte indispensabilă a strategiei de business. Pentru a proteja continuitatea afacerii, multe riscuri potențiale și vulnerabilități trebuie luate în considerare atunci când se creează politici de rezervă pentru situații de urgență. Arhivarea e-mail-urilor poate aduce o contribuție valoroasă la securizarea datelor critice pentru afaceri conținute în e-mail-uri și, împreună cu backup-urile, poate fi crucială atunci când vine vorba de implementarea unui plan de recuperare în caz de dezastru.
Etiam magna arcu, ullamcorper ut pulvinar et, ornare sit amet ligula. Aliquam vitae bibendum lorem. Cras id dui lectus. Pellentesque nec felis tristique urna lacinia sollicitudin ac ac ex. Maecenas mattis faucibus condimentum. Curabitur imperdiet felis at est posuere bibendum. Sed quis nulla tellus.
63739 street lorem ipsum City, Country
+12 (0) 345 678 9
info@company.com